第2回コンベンション総評

事前準備編

・スケジュールについて
今回のゲストコンについては、
実は2月頭からFEAR様へはスケジュールの打診を行っていました。
これは、当方が開催したい日程に合わせて頂く為の処置でしたが、
早めに動く事によって、
ホテルの予約等様々な場面で先手先手を打つことが出来たので、
後の進行が非常に楽でした。
逆に冒険企画局様の参戦は急ピッチで行われたので、
ホテルの確保等にかなり苦戦させられる事になったのは反省点です。

・日程について
これはよく尋ねられるので書いておきます。
11月の第4週にしている理由ですがいくつかの理由があります。
去年今年と連休が取りやすかった。
出版の事情で年末進行の書籍の初稿が11月中旬になる為、
丁度この時期に僅かな空白が出来やすく、ゲスト様の都合が付き易い。
福岡市の市民センター及び交流センターの抽選発表が3か月前の月半ばになります。
もし、この抽選に漏れた場合、
近隣の施設の空き状況や最悪私営の会議室の確保が必要になり、
その準備が半月~1カ月程かかります。
さらに会場確保が終わり、
ポスターの準備→告知の行き渡りまでに1カ月程かかります。
上記のような事を考えた時に定例の第2週では
(30日前の)予約開始までに告知が間に合わなくなる可能性があり、
第4週開催で行っています。
ただ、やはり第4週開催は一部の方より不評のようですので、
スタッフと打合せどうするか指針を決めて行きたいと思います。

・組織について
今回は去年から1名追加し8名体制で運営しました。
去年と同様、代表1名の下にサブリーダー2名を置き、
その下に他のスタッフを置くという形を取りました。
組織体系を明確にする事により、
サークルとしての決済能力の向上や
指示系統や・割分担も明確化しメリットが大きかったと思います。
虎猫の穴のコンベンション運営では
急ぎでは無い事案は月1程度で行われる定例会議でスタッフ全員の協議により決定
急ぎの事案は代表とサブリーダーの3名の協議で決定し、後日定例会議でスタッフへ報告
という体制を取っています。
また、代表・サブリーダーは定期的に情報共有を行い、
万が一誰かが欠けてもフォローが利くようにしております。

・告知について
今回も去年と同様、県内外各コンベンション・県内ドラゴンブックサポートショップ・地域FMラジオでの告知を行わせて貰いました。
また、今年は夏よりツイッターを導入し、そちらでも告知を行ってきました。
良かった事は、
ラジオ告知により以前TRPGをやっていた方の掘り起し&初心者発掘が増えたのは大きなメリットでした。
また、ツイッターの導入によりコンベンションへは出て来ない方と繋がり告知が出来た事、
そしてコンベへの質問等に柔軟に対応出来た事は大きなメリットでした。
逆に悪かった事は、
ドラゴンブックサポートショップの店舗案内の更新がおそらく10月頭に行われたのですが、
それに気付いたのが10月終わりだった為、新規加入店舗へ告知のお願いをしに行く事が出来なかった事。
後は、各書店からの告知効果が低かった事でしょうか。
ある大型書店様に置かせて頂いたチラシは100部ほぼ配布できた事を考えれば、
これは用意しているポスター(チラシ)が目に留まり辛いという事ではないかと考えます。
イラスト等を挿入できれば目に留まりやすいとは思いますが、
スタッフにイラストを描ける人が居ない、
イラストを入れると伝えたい情報量が減るか文字サイズが小さくなる、
という問題もあり、次回の大きな課題になりそうです。

・定例会議
月1回ペースで5回行いました。
もっと頻繁に行うべき(去年は半月1回のペース)という意見も出ていたのですが、
去年の資料を残していたので決める事も少なくこのペースで十分だったかと思います。
また、去年の会議内容を残していた為、会議時間も少なくて済んだ事も良かったと思います。
逆に当日になって齟齬が出た場所が何ヶ所かあった為、そういった点は
次回摺り合わせを十分行う必要がある場所として議題に挙げたいと思います。


コンベンション編

・司会
今回はトークショー含めて出ずっぱりでした。
お聞き苦しい点も多く申し訳ありませんでした。
来年は別のスタッフに司会をお願いしても良いかと思っていたりもしますが、
立候補が居るかが不安といった所ですかね。

・会場誘導
今回は特に混乱もなく行えたと思います。
一つ挙げるとすれば、
会場入口に固まり過ぎていた気もするので、もっと分散しても良いかとは思いました。

・受付
こちらも特に大きな混乱もなく行えました。
前回要望のあった遅刻対応も上手く捌けたので良かったと思います。
また、インフォメーションボードや貸出品の受付もシッカリやって貰えたのも良かったと思います。

・トークショー
如何だったでしょうか?
トークショーは1カ月程ゲスト様と打合せを行ってきたので、楽しんで頂けたなら幸いです。
FEAR様・冒険企画局様、両企業特色の出た面白いトークショーになったのではないかと思います。

・卓分け
こちらも前回要望が多かった為、希望を取りました。
卓分け自体は参加者様のご協力もあり
大きな混乱もなく順調に行えたと思います。
現在の定員(40名前後)であれば、このやり方で問題は無いと思いますが、
将来的に定員が増えてきた場合は、また対策を考える必要が出てくると思います。
また、卓発表については、スタッフ間の齟齬が目立ち案内通りに行えなかったのは申し訳ありませんでした。
この件は次回計画時に定例会議で問題解決を図っていきたいと思います。

・換気
今回お借りした会場は非常に換気がし辛い会場だった為に気を使いました。
室内の換気扇及びエアコン送風を全開にし、
1時間半おきに換気するようにしたのですが如何だったでしょうか?

・お菓子・飲み物
正直に言いますと意図して用意した物ではありませんでした。
前日のスタッフセッションで持ち寄った物の余りと、
差し入れで頂いた物の組み合わせでした。
好評だった為、悩むモノの継続的に行うのは現状難しいと言わざるとえません。

・参加者プレゼント
これも意図して用意した物ではありません。
有志の方が好意により準備できた物に各ゲストへサインを頂いた次第です
好評だった為、悩むモノの継続的に行うのは現状難しいと言わざるとえません。


総評編

・コンベンション全体について
ゲスト様や参加者様の感想を拝見している限り好評だったようで何よりです。
虎猫の私見としても十分及第点を頂けるコンベンションだったと思います。
しかし、上記のように課題もありますので、
これに満足せずにより良い物を作り上げて行きたいと思います。
また、参加者が増え、特に若い方が急増した形になります。
人が増えてくると人間関係のトラブルという物が表面化してくると考えます。
そういった問題の対策も今後必要になってくると考えています。
また、ご指摘を頂いた内輪化についてですが、
これはこういうコミュニケーションゲームである以上、
ある程度は仕方ないと考えています。
ただ、新規参加者を排するような風潮が蔓延する事が問題だと思います。
そうならない為に、新規参加者を歓迎する雰囲気をスタッフ側から声をかけて作っていければと思います。
また、女性参加者も増えて来ていますので、
できれば女性スタッフを1~2名増やしたいとは考えています。
(宛がある訳では無いのですが)

・金銭面について
よくお尋ねされるのでメモ書き程度になりますが残しておきます。
今回のゲストコンベンションでかかった費用は約240Kとなります。
2回目の開催という事で、開催準備に要した費用は大幅に下がりましたが、
ゲストが2名になり、宿泊数も2泊(前回1泊)になった部分にて
大幅な費用増となりました。
尚、スタッフセッションのお菓子代及び当日スタッフ・ゲスト・GMへのお弁当代は
代表虎猫のポケットマネーから出ていますので、上記には含まれていません。

・終わりに
諸般の応援のおかげで第2回のコンベンションも無事に開催する事ができました。
第3回の開催については、実はまだ決まっていません。
これは、結成時に2回目までの開催は必ず行う事を明言した為、
3回目の開催についてはスタッフの協力が得られるかが不透明だからです。
虎猫個人としては開催したいと考えていますが、
スタッフの協力が得られなければ現行のような体制での開催は無理ですし、
私の個人開催になってしまうようでしたら、
開催する意味は無いと考えています。
実際一部スタッフより辞する旨を受けています。
1月の定例会後に第3回への信を問うて行きたいと思いますので、
そこは続報をお待ちください。
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Author:虎猫
福岡県福岡市近郊で活動しているTRPGを中心とした卓上ゲームサークル「虎猫の穴」のブログです。
コンベンション・定例会の告知や
サークルからの様々なお知らせはこちらで行っていきます。
連絡先:toraneco@jcom.home.ne.jp

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